So geht es  besonders um diejenigen, die sich von traditionellen Beteiligungsformen nicht angesprochen fühlen sowie um immobile Bürger oder diejenigen, die aus Zeitgründen an den klassischen Veranstaltungen nicht teilnehmen können, denn das Internet hat glücklicherweise keine Öffnungszeiten. Auch weniger sprachlich begabten, unsicheren oder zurückhaltenden Menschen bietet die schriftliche, asynchrone Kommunikation die Möglichkeit, zuerst die Argumente in Ruhe abzuwägen und ihre Gedanken zu formulieren, bevor sie sich äußern.
Die Online-Plattform erfüllt im Verlauf des Projektes mehrere Zwecke:

• Sie dient als zentrale Anlaufstelle im Beteiligungsprozess
• Sie liefert allen Informationen zu den Themen und Abläufen
• Sie unterstützt die Öffentlichkeitsarbeit
• Sie bietet Mitmach-Möglichkeiten für die Bevölkerung
• Sie erlaubt die Einbindung von Betroffenen und Interessenvertretern
• Sie ermöglicht Rückmeldungen und Rechenschaft durch Verwaltung und Politik
• Sie dokumentiert den Prozess und die Ergebnisse

Zunächst: Denken Sie aus Bürgersicht. Warum sollte ich mich beteiligen? Auf Seiten der Bürgerinnen und Bürger muss immer klar und erklärbar sein, warum sie sich beteiligen können. Kurz: Wenn es nichts zu gestalten gibt, brauchen Sie keine Bürgerbeteiligung. Schlimmer noch – in vielen Fällen geht es nach hinten los, wenn Sie die Bürgerinnen und Bürger erst zur Beteiligung aufrufen und diese dann nicht ernst genommen werden.

• Eine Online-Beteiligungsplattform sollte möglichst von Beginn an eingerichtet sein. Sie sollte Ziele, Prozess und Inhalte transparent, einfach und aktuell abbilden. So wird eine Bewusstseinsbildung für die Belange der verschiedenen Interessenlagen und für gesamtstädtischen Zusammenhänge befördert.
• Die Online-Plattform für das Projekt dient als zentrale Informations-, Kommunikations-, und Beteiligungsplattform. Daher .muss sie übersichtlich, ansprechend und einladend gestaltet sein, um den Einstieg zu erleichtern.
• Die Informations- und Mitwirkungsmöglichkeiten (redaktionelle Inhalte, Eingabeformulare, Austausch- und Vernetzungsmöglichkeiten, interaktive Karten, Umfragen) müssen einfach zu verstehen und schnell zu bedienen sein.
• Auf der Plattform müssen der Ablauf der Bürgerbeteiligung, die Verhaltensregeln und die Mitmachmöglichkeiten eindeutig und verständlich erklärt werden. Zudem sollten sie gut sichtbar direkt zum Start platziert sein.
• Die aktuell geltenden Datenschutzrichtlinien müssen erfüllt sein.
• Nach jeder Beteiligungsphase müssen die Ergebnisse dokumentiert werden. Rückmeldungen und Rechenschaft sollten ebenfalls auf der Plattform einsehbar sein.
• Die Redaktion der Online-Plattform sollte alle Informationen stets aktuell halten: News, Informationen, Zwischenberichte, Abschlussberichte, Newsletter an die Teilnehmenden.
• Die Verzahnung der Beteiligungsplattform mit anderen Aktivitäten wie z.B. Workshops oder Großgruppenveranstaltungen ist empfehlenswert, da sich so Wirkung und Präsenz der jeweiligen Instrumente gegenseitig verstärken lassen.
• Intensive und kontroverse Online-Phasen sollten stets durch eine geschulte Online-Moderation begleitet werden.
• Die Plattform sollte nach Abschluss der Beteiligung weiterhin einsehbar bleiben, zumindest nicht sofort nach der Bürgerbeteiligung abgeschaltet werden.

Die Online-Beteiligung sollte gemeinsam mit der Gesamtplanung gedacht werden und die Information darüber sollte möglichst früh erfolgen. Phasen sollten geplant und den Teilnehmern transparent gemacht werden.

Jeder Prozess muss differenziert betrachtet und geplant werden. Je nach Zielsetzung muss ein individuelles Verfahrensdesign erstellt werden, durch das festgelegt wird, in welchen Phasen welche Akteure mit Hilfe welcher Werkzeuge auf welche Weise beteiligt werden. Komplexe Prozesse werden sinnvollerweise explizit in Phasen oder Schritte eingeteilt. Ein gutes Beteiligungsportal ist so konzipiert, dass alle verschiedene Phasen und Stufen der Beteiligung abbildbar sind.
Planungskriterien:

• Ist ein geeigneter Zeitraum für das Projekt gewählt?
• Wie lange dauert die Konsultation?
• Welche Beteiligungsphasen sind vorgesehen?
• Welche Zwischenergebnisse müssen als Grundlage für den jeweils nächsten Schritt zur Verfügung stehen
• Wann und in welcher Form erhalten die Teilnehmenden eine Rückmeldung?

Je nach Verlauf können kurzfristige Änderungen nötig sein. Planen Sie Spielräume für Unvorhergesehenes mit ein.

1. Machen Sie die Bürger/innen neugierig, mehr über den Prozess herauszufinden.
2. Helfen Sie den Bürger/innen, sich am Prozess zu beteiligen.
3. Erklären Sie, warum es wichtig ist, sich zu beteiligen.
4. Machen Sie die die Ergebnisse der Beteiligung allen Bürger/innen verfügbar
5. Zeigen Sie welchen Nutzen die Ergebnisse im Alltag der Bürger/innen haben können.

Die Kommunikation unter Nutzung verschiedener Strategien und Medien (Presse, Radio, Social Media, etc.)  sollte bereits frühzeitig bei der Projektplanung mitgedacht und eingeplant werden. Je nach Art und Umfang ist es sinnvoll hier die Hilfe einer professionellen Agentur zu beanspruchen.

Nutzen Sie speziell für Bürgerbeteiligungsverfahren optimierte Partizipationssoftware, die sich Ihrem Projekt anpasst – nicht umgekehrt.

Entscheidend für den Erfolg und den Nutzen von Online-Beteiligung sind das Zusammenspiel von Methodik und Software im Beteiligungsverfahren. Moderne Plattformen bieten alle notwendigen Funktionen zum Informieren, Diskutieren, Moderieren und Auswerten von verschiedenen Prozessen und lassen sich ohne Programmieraufwand einfach und schnell konfigurieren.

• Die Nutzung sollte lediglich einen Webbrowser benötigen und die Oberfläche muss für mobile Endgeräte optimiert sein (responsive Design)
• Ergonomie und Usability sind ein wesentlicher Erfolgsfaktor, d.h. die Plattform muss für alle Menschen problemlos bedienbar sein.
• Die Plattform sollte langfristig mehrere Beteiligungsprojekte beherbergen können – zeitlich versetzt oder parallel.
• Neue Beteiligungsformate müssen sich bei Bedarf einfach und flexibel einrichten und konfigurieren lassen.
• Die Beteiligung sollte je nach Bedarf in öffentlichen oder geschützten Bereichen möglich sein.
• Das Erscheinungsbild muss einfach durch Stylesheets angepassbar sein.
• Die Moderationg und Steuerung des Beteiligungsprozesses muss möglich sein. Umfangreiche Moderationsfunktionen mit klaren Workflows müssen unterstützt werden.
• Individuelle Beobachtungs- und Benachrichtigungsfunfktionen sollten für die Moderation und die Teilnehmer zur Verfügung stehen.
• Typischerweise werden viele Beiträge und somit große Textmengen erzeugt. Die Software muss dabei unterstützen, diese zu kategorisieren und auszuwerten.
• Eine Reihe von automatischen Reports der Inhalte und Aktivitäten sollten in Echtzeit zur Verfügung stehen und jederzeit den Stand der Beteiligung wiedergeben.
• Die Barrierefreiheit nach BITV sollte eingehalten werden.
• Die Einhaltung aktueller Sicherheitsstandards und des geltenden Datenschutzes nach BDSG ist zwingend.

ontopica organisiert Online-Partizipation auf Basis der Software dito, einer modernen Online-Plattform für ergebnisorientierte Partizipation in großen Gruppen.

dito wurde vom Fraunhofer Institut IAIS und der ontopica GmbH entwickelt und ist in vielen Projekten der Bürgerbeteiligung und Mitarbeiterbeteiligung erfolgreich zum Einsatz gekommen.

Software dito